Jedes Projekt sollte mit einem offiziellen Kickoff-Meeting starten. Dadurch werden alle Beteiligten auf den gleichen Kenntnisstand gebracht und man schafft Klarheit über die Projektziele. Zudem ist das Kickoff-Meeting äusserst wichtig für die gesamte Wahrnehmung des Projekts. Daher gilt es, die wichtigsten Stolpersteine zu vermeiden. Mit den folgenden Tipps und dem kostengünstigen Template gelingt das perfekte (JTBD) Kickoff-Meeting.

Vor einem Kickoff-Meeting sind diverse Vorarbeiten nötig. So müssen beispielsweise ein kompetentes Teams zusammengestellt und die wichtigsten Stakeholder abgeholt werden (mehr dazu in Teil II des JTBD-Playbooks).  Sind diese Vorarbeiten geleistet, startet das Projekt offiziell mit dem Kickoff-Meeting.

Die 5P – Proper Planning Prevents Poor Performance

Dem Kickoff-Meeting kommt eine sehr wichtige Bedeutung zu. Denn zum einen werden alle in das Projekt involvierten Teilnehmer und alle Interessierten auf den gleichen Kenntnisstand gebracht. Zum anderen wird Klarheit über die Projektziele geschaffen und den Teilnehmern ein erster, sehr wichtiger Eindruck des Projekts vermittelt. Dieser erste Eindruck stellt oftmals die Weichen für den gesamten weiteren Projektverlauf. Denn die Teilnehmer werden für sich entscheiden, welche Erfolgschancen sie dem Projekt insgesamt beimessen und wie stark sie sich engagieren werden. Die Teilnahme des Auftraggebers und wichtiger Entscheider im Kickoff-Meeting unterstreichen die Bedeutung des Projekts für das Unternehmen und vermitteln einen positiven Eindruck.

Entsprechend gewissenhaft sollte das Kickoff-Meeting vorbereitet werden. Konkret bedeutet dies, allen möglichen Fragen und Diskussionen durch einen optimal vorbereiteten Ablauf zuvor zu kommen. Hierfür sollten die Projektunterlagen und -informationen bereits rund eine Woche vor dem Kickoff-Meeting mit der Bitte um Durchsicht an alle Teilnehmer versandt werden. So bleibt ausreichend Gelegenheit, auf allfällige Einwände oder grundlegende Widerstände telefonisch oder persönlich einzugehen. Keinesfalls sollten grundlegende Projektfragen erstmalig im Kickoff-Meeting diskutiert werden. Dies benötigt zu viel Zeit, welche dann nicht mehr für die wesentlichen Entscheidungen zur Verfügung steht. Idealerweise wurden anstehende Entscheidungen also soweit vorbereitet, dass sie im Kickoff nur noch abgenickt werden.

Der Zeitbedarf für ein Kickoff-Meeting

Bei guter Vorbereitung und wenigen Fragen der Teilnehmer kann ein Kickoff-Meeting in rund zwei Stunden durchgeführt werden. Sind die Teilnehmer allerdings weniger gut vorbereitet oder im Vorfeld abgeholt worden, sollte zusätzliche Zeit eingeplant werden. Allfällige Rückfragen der Teilnehmer sowie eine gewisse Redezeit benötigen ebenfalls zusätzliche Zeit.

Für die Zeitplanung ist es immer besser, eher grosszügig zu planen. Denn ein Meeting frühzeitig zu beenden macht einen weitaus besseren Eindruck, als nicht alle Agendapunkte vollständig abgehandelt zu haben.

Interaktion mit den Teilnehmern

Ein Kickoff-Meeting ist meist kein interaktiver Workshop, sondern mehr eine Informationsveranstaltung. Das Ziel ist daher weniger, Inhalte zu erarbeiten, sondern vorbereitete Inhalte ergänzen und absegnen zu lassen. Der Interaktionsgrad eines Kickoff-Meetings ist daher naturgemäss eher niedrig.

Sollen die Teilnehmer dennoch aktiv mit einbezogen werden (z.B. bei der Formulierung einer gemeinsamen Projektvision), muss hierfür zusätzlicher Zeitbedarf plus ein Puffer mit einplant werden. Ebenso muss sehr auf die Einhaltung der dafür vorgesehenen Zeit geachtet werden (Timeboxing). Auf keinen Fall sollte durch nicht kritische, interaktive Elemente im Kickoff ein Zeitverzug entstehen.

Agenda für das perfekte Kickoff-Meeting

Ein Kickoff dient dazu, alle grundlegenden Fragen zum Projekt zu klären. Daher sollte der Ablauf eines Kickoff-Meetings anhand der folgenden Fragestellungen geplant werden:

1. WER sitzt hier WARUM (Begrüssung und Vorstellungsrunde)?
2. WORUM geht es (Projektkontext)?
3. WARUM machen wir das Projekt (Projektvision)?
4. WAS wollen wir damit erreichen (Projektziele)?
5. WIE wollen wir die Ziele erreichen (Lösungsansatz)
6. WELCHE Kundengruppe und WELCHEN Job-to-be-done adressieren wir (Zielgruppe)?
7. WIE gehen wir vor (Projektablauf)?
8. WER arbeitet WARUM daran mit (Team)?
9. WIE arbeiten wir zusammen und WER entscheidet WIE? (Projektorganisation)?
10. WANN können wir mit Ergebnissen rechnen (Zeitplan und Meilensteine)?
11. WIE geht es weiter (Nächste Schritte)?

Die Reihenfolge kann jederzeit an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. So kann es beispielsweise Sinn machen, zuerst auf die im Projekt angewandte Methodik (z.B. Jobs-to-be-done) und ihren Mehrwert einzugehen. Danach wird dann die Frage beantwortet, was genau mit dieser Methodik im Projekt nun erreicht wird. Auch wenn die Reihenfolge flexibel ist, sollten die obigen Fragestellungen in jedem Fall beantwortet oder diskutiert und im Kickoff-Meeting entschieden werden.

Checkliste für das perfekte Kickoff-Meeting

Für das perfekte Kickoff-Meeting bieten wir Ihnen eine umfangreiche Checkliste im PDF-Format an. Diese beinhaltet auf insgesamt 14 Seiten detaillierte Ausführungen zu den notwendigen Agendapunkte sowie weitergehende Fragestellungen und Anmerkungen. Das Template bietet Ihnen mehrere Vorteile:

  1. Wesentliche Zeitersparnis durch (Wieder-)Verwendung der Vorlage
  2. Einfache Anpassung an das eigene Corporate Design
  3. Optimaler Projektstart durch die Klärung aller wesentlichen Fragen
  4. Keine Überraschungen durch eine umfassende Checkliste
  5. Überzeugender Eindruck durch ein professionelles Kickoff-Meeting.

 

Die Vorlage für das perfekte Kickoff-Meeting erhalten Sie für kostengünstige 29,00 € im Shop.

 


 

Mehr zum Thema im JTBD Playbook

Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem kommenden Teil II “Kundenbedürfnisse mit Jobs-to-be-done aufdecken und wirkungsvoll kommunizieren” des JTBD-Playbooks. Das entsprechende Kapitel beantwortet Fragen, wie ein JTBD-Kickoff-Meeting grundsätzlich abläuft und welche Punkte unbedingt geklärt werden müssen. Abonnieren Sie den Newsletter, um über die Veröffentlichung informiert zu werden!