Wer kennt nicht endlose Meetings mit zu vielen Teilnehmern die ein Problem im Kreis diskutieren und am Ende keine Entscheidung treffen? Die gute Nachricht ist – es geht auch anders! Mit Solution Sprints können interdisziplinäre Teams sehr effizient und erfolgreich Lösungsansätze für verschiedenste Problemstellungen entwickeln. Im folgenden Artikel wird der Ansatz der Solution Sprints ausführlich vorgestellt.

Hintergrund

Die Ausgangslage für die Entwicklung der Solution Sprints war folgende: innerhalb kurzer Zeit sollte eine Anwendung konzipiert werden, welche Kunden automatisiert über Statusänderungen ihrer Produkte informiert. Das Briefing war nur lückenhaft, das zugrunde liegende Problem vielschichtig, der Kreis der Anspruchsgruppen sehr gross und die Umsetzung aufgrund einer komplexen IT-Landschaft herausfordernd.

Es erforderte also ein geeignetes Vorgehen, welches bei folgenden Zielsetzungen unterstützt:

  • Ein breites Verständnis für ein Problem schaffen.
  • Schnell eine solide Lösung mit einer hohen Akzeptanz des Lösungsansatzes finden
  • Dem agilen Entwicklerteam nur die wirklich relevanten Eckpunkte vermitteln, damit es schnellstmöglich und eigenständig mit der Umsetzung beginnen konnte.
  • Klare Verantwortlichkeiten benennen, um die erfolgreiche Integration der Lösung in komplexe organisatorische Strukturen und Prozesse sicherzustellen.

Die bekannten Ansätze zur Problemlösung griffen meist entweder zu kurz, benötigten zu viel Zeit, oder waren wenig praktikabel für die bestehende Organisation. Die Lightning Decision Jams von Jonathan Courtney gingen zwar in die richtige Richtung, berücksichtigten jedoch zu wenig die Komplexität der Entscheidungsfindung und vor allem Lösungsumsetzung in grösseren und eher traditionellen Unternehmen und mussten entsprechend angepasst und erweitert werden.

In drei Schritten vom Problem zum Lösungsvorgehen

Solution Sprints kombinieren bekannte Methoden und Ansätze aus dem Design Thinking zur Problemdefinition und Lösungserarbeitung. Sie basieren strukturell auf dem Double Diamond aus dem Design Thinking, ergänzt um einen dritten Diamond, die Execution:

Solution Sprint | Das JTBD Playbook

Schritt 1: Herausforderungen definieren und priorisieren

Im ersten Schritt steht das Sammeln der verschiedenen Blickwinkel auf eine Problemstellung im Vordergrund.

  1. Alle Teilnehmer notieren während 10 Minuten diejenigen Probleme auf Haftnotizen, die sie im Zusammenhang mit dem Kernproblem sehen. Dabei gilt Quantität vor Qualität.
  2. Daraufhin präsentiert jeder Teilnehmer in 5 Minuten die von ihm erkannten Problemstellungen. Der Moderator fasst diese – wo möglich – mit den bereits genannten Problemen zusammen. Diskussionen sind nicht erlaubt, Verständnisfragen hingegen schon.
  3. Nun priorisieren die Teilnehmer nach dem Prinzip des Dot-Votings innert 5 Minuten das ihrer Meinung nach wichtigste Problem mit zwei Klebepunkten. Diese können entweder beide auf ein einzelnes Problem oder auf zwei verschiedene Probleme geklebt werden.
  4. Zuletzt sortiert der Moderator die Problemstellungen nach ihrer Priorisierung und formuliert das Problem mit den meisten Klebepunkten in eine Herausforderung bzw. Design Challenge um („How might we…“ oder „Wie können wir…“).
How might we

Meistens hat ein Kernproblem verschiedene Teilprobleme, was sich in unterschiedlich gesetzten Klebepunkten der Teilnehmer widerspiegelt. So kann es durchaus passieren, dass die Reduktion auf ein einzelnes Problem nicht möglich ist. In diesem Fall kann sich das Team a) auf ein einziges Problem einigen oder b) für jedes markierte Problem eine eigene Lösungsiteration durchführen.

Schritt 2: Lösungsansätze entwickeln und priorisieren

Im zweiten Schritt entwickelt das Team nach dem gleichen Schema Lösungsansätze für die priorisierte(n) Problemstellung(en).

  1. Während 10 Minuten notieren alle Teilnehmer mögliche Lösungsansätze für die priorisierte Design Challenge. Auch hier gilt wieder Quantität vor Qualität. Die Lösungsansätze sollten möglichst selbsterklärend formuliert sein und wenn möglich mit einer Skizze verdeutlicht werden.
  2. Danach präsentiert jeder Teilnehmer wiederum in 5 Minuten seine Lösungsansätze. Der Moderator clustert diese wo möglich mit den bereits genannten Lösungen. Diskussionen sind nicht erlaubt, Verständnisfragen hingegen schon.
  3. Die Teilnehmer priorisieren die Lösungen daraufhin innerhalb von 5 Minuten mit insgesamt sechs Klebepunkten: drei Klebepunkte für den aus ihrer Sicht besten Lösungsansatz, jeweils zwei und einen Klebepunkt für die nachgelagerten Lösungen auf Platz zwei und drei.

Sollen sämtliche priorisierten Probleme adressiert werden braucht es dafür jeweils eine eigene Lösungsiteration. Getreu dem Pareto-Prinzip hilft der Fokus auf die wichtigste Ursache jedoch meist schon, ein auftretendes Problem signifikant zu verringern.

Schritt 3: Die Umsetzung planen

Lösungsideen zu generieren ist relativ einfach, doch mit der Umsetzung hapert es oft. Vielfach liegt das an ungeregelten Zuständigkeiten oder zuwenig Support durch Budget, Zeit usw. Daher braucht es eine verantwortliche Person, welche die Lösung mit dem notwendigen Rückhalt vom Team und dem Management, sowie den nötigen Ressourcen, testweise umsetzt.

Vielversprechend sind natürlich solche Lösungsansätze, die mit relativ geringem Einsatz ein Höchstmass an Wirkung entfalten. Um diese herauszufinden können sie in eine sogenannte Aufwand-Nutzen-Matrix eingeordnet werden. In manchen Fällen bieten sich auch abweichende Kriterien für die Bewertung von Lösungsansätzen an. Im Beispiel unten wurde die Matrix aus den Dimensionen Kundennutzen und Risiko gebildet.

Nutzen-Risiko-Matrix

Zur Einordnung liest der Moderator die Lösungsansätze laut vor und fragt das Team, wo er diese – in der Mitte beginnend – auf der Matrix positionieren soll. Diejenigen im linken oberen Feld sind die erfolgversprechendsten, da sie mit geringem Aufwand umgesetzt werden können und gleichzeitig das Problem lösen, bzw. im obigen Beispiel den höchsten Kundennutzen bei gleichzeitig geringem Risiko bieten.

Zum Schluss wird für jeden einzelnen Lösungsansatz in einer kurzen Runde bestimmt, wer für die Umsetzung verantwortlich ist. Zudem wird ein zeitnaher Folgetermin festgelegt, bei dem die Lösung des Problems nach einer Testphase nochmals überprüft wird.

Tipps für erfolgreiche Solution Sprints

  • Um Solution Sprints erfolgreich durchzuführen braucht es einen Moderator, der den Ablauf sowie die Einhaltung einiger Regeln sicherstellt. Um diese Rolle zu stärken macht es Sinn, in der Meeting-Einladung oder spätestens zu Beginn des Sprints auf die Regeln hinzuweisen und von allen Teilnehmern ihr explizites Okay abzuholen.
  • Der Input der Teilnehmer wird nicht in der Gruppe diskutiert, nur Verständnisfragen sind erlaubt.
  • Die Teilnehmer müssen die Bereitschaft mitbringen, gewohnte Verhaltensweisen zurückzustellen und sich auf ein alternatives Meeting-Format einzulassen. Insbesondere der Verzicht auf Diskussionen zugunsten konkreter Vorschläge erfordert ein Umdenken.
  • Der Wechsel zwischen individuellem Brain-Storming und gemeinsamem Konsolidieren und Priorisieren holt die Sichtweisen aller Teilnehmer ab und ermöglicht eine breit abgestützte Entscheidung für die besten Lösungen.
  • Das Time-Boxing fokussiert die Teilnehmer auf die wesentlichen Fragestellungen und unterstützt die schnelle Entscheidungsfindung.
  • Die Lösungsansätze sind nur erste Ideen und müssen in Folge-Meetings weiter konkretisiert und getestet werden. Sie sind jedoch der notwendige erste Schritt, um ein Gefühl für die Komplexität und den Umfang einer Gesamtlösung, sowie den weiteren Projektverlauf zu bekommen.
  • Die Zeitangaben sind ausreichend und sollten nicht ausgedehnt werden. Mit mehr Teilnehmern verlängert sich natürlich auch die benötigte Zeit für einen Solution Sprint. Insbesondere für den dritten Schritt („Wer macht das jetzt bis wann?“) sollte mehr Zeit eingeplant werden.
  • Die Benützung von elektronischen Geräten auf die Pausen verschieben.

Fazit

Solution Sprints sind eine effiziente Methode, um in Teams möglichst rasch Lösungen für relevante Probleme zu finden. Die wesentlichen Vorteile dieses Vorgehens sind:

  • Vielfältige unterschiedliche Blickwinkel auf eine Problemstellung werden berücksichtigt, ohne dass diese im Detail diskutiert werden müssen.
  • Timeboxing hilft dem Team, rasch Entscheidungen zu treffen und ergebnislose, zeitraubende Diskussionen zu vermeiden.
  • Die Priorisierung von Problemen und Lösungen im Team schafft ein breites Verständnis eine hohe Akzeptanz.
  • Klare Verantwortlichkeiten fördern die erfolgreiche Integration der Lösungen in komplexe organisatorische Strukturen und Prozesse.

Meine bisherigen Erfahrungen mit Solution Sprints waren sehr gut, weil die Methodik voll auf die eingangs genannten Zielsetzungen einzahlt. Auch komplexere Problemstellungen können so adressiert werden und ggf. aufdecken, wo es im Nachgang noch weiteren Aufklärungsbedarf gibt. Hierfür ist es wichtig, das Team möglichst interdisziplinär zu besetzen, um alle in Frage kommenden Ursachen für eine Problemstellung zu identifizieren. Dadurch wird vermieden, sich auf reine Symptome zu fokussieren.

Solution Sprints sind damit bei konsequenter Durchführung optimal geeignet, um schnell und effizient Problemstellungen im Team zu analysieren, erfolgversprechende Lösungsansätze abzuleiten und klare Verantwortlichkeiten für deren Umsetzung zu definieren.